Tháng 3 năm 2019, tôi ký được một chùm đơn bộ bàn ghế sofa từ các shop nội thất nhỏ lẻ. Đơn nào tôi cũng nhận giá rẻ hơn mặt bằng chung 15% với cam kết giao hàng sau 20 ngày. Tôi hí hửng nhận tiền cọc rồi tức tốc đi tìm gỗ mua keo, mua sồi. Kết quả là 21 ngày sau, tôi có 27 bộ bàn ghế nằm la liệt trong xưởng nhưng không một bộ nào dám giao. Bọt khí nổi trên mặt sơn trên mặt gỗ càng khiến tôi căng thẳng suốt một tuần, chẳng phải vì vốn liếng, mà vì biết rõ lỗi nằm ở khâu sấy gỗ do tôi cắt giảm thời gian để kịp tiến độ. Khi ấy, tôi không hình dung được rằng bài học này sẽ dạy tôi một bài học nhớ đời mãi mãi về sau.
Cách tôi nhận đơn giá rẻ mà quên mất bài toán chi phí ẩn
Kể thật lòng, khi ấy tôi chỉ quan tâm tiền mua gỗ và công thợ, còn các chi phí khác tôi không thèm tính. Thử lấy đơn 20 bộ ghế, tiền gỗ thô rẻ hơn 30 triệu nhưng tiền sấy gỗ lại cao gấp rưỡi vì phải chạy bù, và nhân công phải làm tăng ca suốt nhiều ngày. Tôi từng nghĩ mình lãi 15% cho từng bộ, nhưng đến lúc tổng kết nếu giao hết tôi lỗ mất 180 triệu, chưa tính tiền làm lại từng bộ một. Điều buồn cười là, tôi vốn là kỹ sư cơ khí, vậy mà lại quên mất quy luật chi phí trong vận hành – muốn giảm một mục thì ắt có khoản tăng lên. Đó là bài học đầu tiên từ thất bại đầu đời.
Lỗi bọt khí trên mặt sơn mà tôi mất 3 tuần mới tìm ra nguyên nhân
Hiện tượng thì đơn giản, bề mặt sơn nổi những chấm nhỏ như đầu kim, giống mụn trên mặt gỗ. Tôi thử đủ cách: đổi loại sơn, kiểm tra thiết bị phun, thay thợ. Chả có gì thay đổi. Cho tới khi tôi soi kỹ từng khâu, tôi mới phát hiện bởi vì độ ẩm gỗ lên tới 16% trong khi tiêu chuẩn là 10-12%. Tôi đã giảm thời gian sấy từ 7 ngày xuống 3 ngày cho nhanh tiến độ. Khi gỗ chưa khô hẳn, hơi nước bốc lên trong lúc sơn đẩy sơn tạo bọt khí bị kẹt lại trên bề mặt. Tôi mua máy đo độ ẩm khoảng 2 triệu, đo từng tấm gỗ trước khi đưa vào sản xuất – tiền ít nhưng cứu được cả lô hàng. cứ mỗi chuyến gỗ về, tôi đều đo trước và chép vào sổ theo dõi để không bao giờ tái phạm.
Quyết định huỷ 27 hợp đồng và cách tôi nói với khách để giữ được 18 shop quay lại sau đó
Sau khi xác định được lỗi, tôi ngồi xuống và tự hỏi: giao hàng và mặc kệ khách phàn nàn hay dừng lại, nhận sai và chấp nhận thiệt hại. Tôi chọn nhận sai. Tôi gọi điện thoại cho hết các shop, nói thẳng lỗi ở khâu sấy, đề nghị hoàn cọc 100% và đền bù thêm 10% giá trị đơn. Một cuộc gọi tôi không thể quên, với một bà chủ shop tại Đồng Nai, bà vốn chẳng dễ chịu gì. Ban đầu bà chửi tôi một trận, đại loại là đồ lừa đảo, rồi khi tôi gửi ảnh lỗi sản phẩm và số liệu đo độ ẩm, bà yên lặng một lúc lâu rồi chuyển sang đặt lại đơn sau 5 tháng. Tổng cộng tôi mất 120 triệu cộng thêm vài chục triệu bồi thường, nhưng thu về bài học và danh tiếng. 18 trong số 27 shop quay lại trong vòng một năm, và họ thành khách lâu dài. Bài học tôi giữ đến giờ: khách hàng không ngốc nhưng họ biết ai đáng tin.
Bảng chi phí tôi lập sau vụ đó để không bao giờ nhận đơn giá rẻ khi chưa tính đủ 7 đầu mục chi phí
Vụ đó xong, tôi bắt tay lập bảng chi phí và yêu cầu mọi đơn đều áp dụng bảy đầu mục chi phí. Nguyên liệu là khoản thứ nhất – gỗ, keo dán, sơn, phụ tùng, tính cả hao hụt chứ không riêng giá mua. Khoản sấy xếp thứ hai – điện năng, thời gian, máy móc. Ba là nhân công, tính cả giờ tăng ca và bảo hiểm. Thứ tư là hao mòn máy – dao cắt, máy chà nhám, máy phun. Năm là chi phí kho bãi – chi phí nhà xưởng và bảo quản. Sáu là chi phí quản lý – tiền công điều hành, giám sát, sổ sách. thi công nội thất biệt thự bảy là rủi ro phát sinh – tôi để riêng 5% tổng giá trị đơn cho các vụ như vụ bọt khí. Giả sử một bộ ghế bán 5 triệu, tôi từng tính lãi 15%, nhưng trừ hết các khoản chỉ còn 3%. Tôi chuyển sang công thức khác: lấy tổng chi phí thực nhân 1,4 và không bao giờ hạ giá trừ khi tôi cắt được một khoản chi phí cụ thể. Nhờ bảng này mà tôi sống sót qua bốn năm tiếp theo, không phải vì tôi giàu lên, mà vì tôi nắm được dòng tiền từng ngày. Nếu bạn tính nhảy vào xưởng sản xuất nội thất, đừng dại mà làm như tôi – hãy lập bảng chi phí trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào. Nhận ít đơn nhưng chắc ăn còn hơn nhận ầm ầm rồi phá sản. Bạn có từng nuốt trái đắng vì nhận đơn giá rẻ chưa? Chia sẻ với tôi nếu bạn từng trải qua.