Tháng 3 năm ngoái, tôi chốt được đơn 40 bộ bàn ghế văn phòng cho một công ty công nghệ. Giá trị hơn 2 tỷ đồng, tôi cứ tưởng mình thắng đậm. Đến khi giao hàng, khách từ chối nhận vì một chi tiết mà tôi chưa bao giờ lường trước: vành bàn bị cong 2mm vì tôi bỏ qua độ ẩm của gỗ. Khách bắt buộc làm lại toàn bộ, chi phí lên tới 600 triệu đồng. Đó là bài học đắt giá nhất trong 10 năm làm nghề của mình. Ngồi viết lại toàn bộ quy trình, điều tôi nhận ra không phải khách khó tính, mà chính tôi đã chủ quan ở khâu sản xuất.
Tôi đã tính giá sai ngay từ bước đầu tiên
Kể thật ra, phương pháp báo giá của tôi trước kia rất đơn giản: lấy đơn giá theo mét vuông và nhân với diện tích tấm panel, cộng chi phí khung là xong xuôi. Tôi quên mất tiền phủ laminate và keo dán cạnh. Chỉ tính riêng 40 bộ bàn ghế này, chi phí vật tư phát sinh vượt 15% so với dự tính, kéo lợi nhuận ban đầu gần như không còn gì. Điều đáng cười ở đây là, tôi từng tự hào cách báo giá nhanh gọn, nhưng thực ra tôi đang tự bắn vào chân mình. Nếu ngồi tính kỹ từ ban đầu, tôi đã cộng khoản này trong giá chào. Sau vụ đó, tôi bắt buộc phải có bảng phân tích chi phí chi tiết cho từng đơn hàng, bao gồm keo, phụ kiện, công chà nhám, chứ không phải chỉ tính tiền ván.
Quy trình kiểm tra chất lượng của tôi đã bỏ sót điều quan trọng nhất
Sau khi giao hàng thất bại, tôi dành thời gian kiểm tra quy trình kiểm tra chất lượng của xưởng. Té ra, cách tôi kiểm tra hàng chỉ có đo kích thước tổng bằng thước dây, nhưng không đo độ bằng phẳng mặt bàn sau khi ép tấm phủ. Tôi vẫn nghĩ nhìn bằng mắt thường là đủ. Thế nhưng mắt người không phát hiện độ vênh 2mm trên bề mặt rộng 1m2. Số liệu cụ thể suốt 3 tháng liên tiếp có tới 12 lô hàng bắt buộc sửa lại vì đúng kiểu lỗi này. Mỗi lô bị sửa mất thêm 15-20 ngày công mà tôi không tính vào giá thành. Còn căn nguyên thật sự lại là độ ẩm của gỗ. Tôi quên không để gỗ ổn định trong xưởng 48 giờ trước khi gia công. Ván mới nhập kho đang có độ ẩm cao, mà đem ép ngay thì khi ra môi trường khô sẽ co lại không đều và gây cong vênh. Bây giờ, tôi áp dụng một quy tắc cứng: gỗ phải nằm trong xưởng ít nhất 2 ngày trước khi đưa vào dây chuyền. Thoạt nghe thì tốn thời gian, nhưng nó giảm được gần 80% lỗi vênh ở các lô hàng tiếp theo.
Cách tôi xử lý khi khách trả hàng và xoay chuyển tình thế
Ngay khi khách báo trả toàn bộ, tim tôi đập nhanh nhưng tôi giữ bình tĩnh. Tôi chủ động liên hệ khách và xin một buổi gặp trực tiếp để trao đổi thẳng. thi công nội thất biệt thự 3 ngày đàm phán rất căng thẳng. Bên mua đòi tôi chịu 100% chi phí sửa. Tôi chấp nhận chịu lỗ 70% toàn bộ chi phí làm lại, nhưng đổi lại họ cam kết hợp đồng dài hạn cho các dự án sau. Nói thật, tôi có thể đã phá sản nếu không nhanh chóng xoay chuyển. Điều đáng giá hơn cả là bài học về việc kiểm tra mẫu thực tế trước khi sản xuất hàng loạt. Tôi áp dụng ngay cách làm này: với các hợp đồng lớn hơn 50 sản phẩm, tôi bắt buộc làm một sản phẩm mẫu trước khi khách duyệt. Có lần khách còn ngạc nhiên làm mẫu có tốn thời gian không. Tôi mỉm cười, vì một lần thử nhỏ rẻ hơn gấp nhiều lần so với việc sửa cả loạt hàng.
Giờ mỗi đơn hàng tôi đều làm một bước mà trước đây thấy thừa
Còn bây giờ, mọi đơn hàng tôi ký đều thêm một công đoạn mà trước đây tôi cho là thừa. Chính là làm thử một sản phẩm mẫu vào đúng mùa thời điểm đó và để ngoài trời 72 giờ trước khi chốt sản xuất đại trà. Vào mùa mưa, không khí ẩm, gỗ dễ hút nước khiến lớp phủ bong; mùa nắng, gỗ lại co tạo vết nứt ở mạch keo. Chỉ cần một mẫu thử ngoài trời đủ 3 ngày tôi phát hiện ngay vấn đề sẽ xảy ra trước khi tốn tiền sản xuất cả loạt. Chi phí cho bước này chưa đến 2% tổng giá trị hợp đồng, nhưng lại cắt giảm 80% nguy cơ khách trả. Tôi quen khá nhiều chủ xưởng cứ mải miết chạy theo số lượng đơn và coi thường các công đoạn nhỏ như thế. Họ nghĩ làm mẫu là chậm, nhưng tôi vừa trả giá gần nửa tỷ để học được bài học này. Điều tôi muốn gửi đến các ông chủ xưởng là, trước khi chốt hợp đồng to, hãy ngồi tính lại từng đồng chi phí và nhất định đừng bỏ qua bước làm thử. Có ai trong số các bạn từng gặp tình huống tương tự chưa? Nghe cách bạn vượt qua để tôi học hỏi thêm.