Tháng 3 năm ngoái, tôi ký được hợp đồng 40 bộ bàn làm việc cho một doanh nghiệp phần mềm. Giá trị hơn 2 tỷ đồng, tôi cứ tưởng mình thắng đậm. Ấy vậy mà khi giao hàng, khách trả toàn bộ vì một chi tiết mà tôi chưa từng nghĩ tới: vành bàn bị cong 2mm vì tôi bỏ qua độ ẩm của gỗ. Họ đòi làm lại từ đầu, chi phí lên tới 600 triệu đồng. Cú sốc đó đã dạy tôi một bài học trong suốt 10 năm trong nghề của mình. Nhìn lại từ đầu, tôi hiểu rằng lỗi không phải ở phía khách, mà chính tôi đã chủ quan ở quy trình làm hàng.
Tôi đã tính giá sai ngay từ bước đầu tiên
Thành thật mà nói, quy trình báo giá tôi từng áp dụng khá sơ sài: lấy giá theo m2 rồi nhân diện tích tấm panel, cộng chi phí khung thế là chốt. Tôi không hề tính đến tiền phủ laminate và chi phí keo cạnh. Với lô hàng 40 bộ bàn ghế kia, phần vật liệu phụ trội tăng 15% so với dự kiến, kéo lợi nhuận ban đầu gần như bằng 0. Thật trớ trêu là, tôi vẫn hay khoe cách báo giá nhanh gọn, hóa ra tôi tự làm khó mình. Nếu tính bài bản từ ban đầu, tôi đã cộng khoản này vào bảng báo giá. Sau vụ đó, tôi bắt buộc phải có bảng phân tích chi phí chi tiết trước khi gửi báo giá, bao gồm keo, phụ kiện, công chà nhám, chứ không chỉ mỗi tiền tấm gỗ.
Quy trình kiểm tra chất lượng của tôi đã bỏ sót điều quan trọng nhất
Sau lần giao hàng hỏng, tôi ngồi lại xem xét hệ thống QC hiện tại của xưởng. Té ra, quy trình của tôi chỉ dừng lại ở việc đo kích thước tổng thể bằng thước cuộn, nhưng không đo độ bằng phẳng mặt bàn sau khi ép laminate. Tôi vẫn nghĩ chỉ cần mắt thường nhìn là ổn. Thế nhưng mắt người không phát hiện độ cong 2mm độ chênh 2mm trên bề mặt rộng 1m2. Số liệu cụ thể trong vòng 3 tháng chúng tôi ghi nhận 12 lô hàng bắt buộc sửa lại vì vấn đề cong vênh đó. thi công nội thất nhà phố lô bị sửa mất thêm 15-20 ngày công mà tôi không tính vào giá thành. Và cái gốc của vấn đề chính là độ ẩm nguyên liệu. Tôi không cho gỗ nghỉ trong xưởng 48 giờ trước khi đưa vào sản xuất. Tấm gỗ vừa chuyển về còn nóng ẩm, đem ép laminate ngay thì khi ra môi trường khô co rút không đồng nhất dẫn đến vênh mặt. Hiện tại, tôi áp dụng một quy tắc cứng: gỗ phải nằm trong xưởng ít nhất 2 ngày trước khi đưa vào dây chuyền. Thoạt nghe thì tốn thời gian, nhưng nó giảm hẳn 80% rủi ro cong vênh trong các đơn sau.
Cách tôi xử lý khi khách trả hàng và xoay chuyển tình thế
Lúc nhận được thông báo trả hàng, tôi không hoảng loạn. Tôi chủ động liên hệ khách và đề nghị gặp trực tiếp để trao đổi thẳng. Trong 3 ngày đàm phán không hề dễ dàng. Khách muốn tôi chịu toàn bộ chi phí làm lại. Cuối cùng tôi đồng ý chịu 70% toàn bộ chi phí làm lại, nhưng đổi lại họ cam kết hợp đồng dài hạn ở các văn phòng mới. Nói thẳng, nếu không khéo tôi đã phá sản nếu không nhanh chóng xoay chuyển. Nhưng cái quan trọng hơn là bài học về việc kiểm tra mẫu thực tế trước khi chạy đại trà. Tôi thay đổi sang quy trình này: với mọi đơn hàng trên 50 sản phẩm, tôi luôn cho sản xuất thử một chiếc mẫu để khách kiểm tra và duyệt. Có vị khách từng thắc mắc làm mẫu có tốn thời gian không. Tôi chỉ đáp, vì một lần thử nhỏ còn rẻ hơn nhiều so với việc sửa cả loạt hàng.
Giờ mỗi đơn hàng tôi đều làm một bước mà trước đây thấy thừa
Bây giờ, mọi đơn hàng tôi ký đều thêm một công đoạn mà trước kia tôi bảo là mất thời gian. Đó là sản xuất thử một sản phẩm mẫu đúng theo mùa khí hậu lúc bấy giờ và để ngoài trời 72 giờ trước khi đưa vào dây chuyền. Khi trời ẩm, gỗ hút hơi nước gây bong lớp laminate; mùa khô, gỗ co lại gây nứt mạch keo. Nhờ một sản phẩm mẫu phơi nắng đủ 3 ngày tôi nhìn thấy ngay sẽ có vấn đề gì trước khi tốn tiền sản xuất cả loạt. Tiền đầu tư cho bước này chỉ khoảng 2% tổng giá trị hợp đồng, nhưng nó giảm tới 80% xác suất bị trả lại. Tôi biết nhiều ông chủ xưởng vẫn lao đầu chạy doanh thu và xem nhẹ những bước nhỏ kiểu như vậy. Họ cho rằng thử mẫu là thừa, thế nhưng tôi vừa mất gần nửa tỷ để hiểu điều đó. Lời khuyên của tôi là, trước khi ký một đơn hàng giá trị cao, hãy rà soát kỹ từng con số và đừng bao giờ bỏ qua bước thử mẫu. Chắc hẳn không ít người trong số các bạn từng dính tình cảnh này? Tôi muốn nghe anh em xử lý thế nào.