Tháng 3 năm ngoái, tôi chốt được đơn 40 bộ bộ bàn ghế cho một công ty công nghệ. Giá trị hơn 2 tỷ đồng, tôi cứ tưởng mình thắng đậm. Ấy vậy mà khi giao hàng, khách từ chối nhận vì một điểm mà tôi chưa bao giờ lường trước: vành bàn bị cong 2mm vì tôi bỏ qua độ ẩm của gỗ. Khách bắt buộc làm lại toàn bộ, chi phí lên tới 600 triệu đồng. Cú sốc đó đã dạy tôi một bài học trong 10 năm điều hành xưởng của mình. Nhìn lại từ đầu, tôi hiểu rằng khách không hề khó tính, mà do tôi đã quá chủ quan ở quy trình làm hàng.
Tôi đã tính giá sai ngay từ bước đầu tiên
Kể thật ra, quy trình báo giá tôi từng áp dụng cực kỳ thô sơ: lấy giá theo m2 rồi nhân diện tích tấm panel, cộng chi phí khung là xong xuôi. Tôi quên mất khoản phủ bề mặt và keo dán cạnh. Riêng đơn hàng 40 bộ bàn ghế kia, chi phí vật tư phát sinh tăng 15% so với dự kiến, kéo lợi nhuận ban đầu gần như biến mất. Điều đáng cười ở đây là, tôi từng tự hào cách báo giá nhanh gọn, thế mà tôi tự làm khó mình. Nếu ngồi tính kỹ ngay lúc đầu, tôi đã đưa khoản này vào trong giá chào. Kể từ vụ đó, tôi yêu cầu bộ phận kế toán lập bảng chi phí cụ thể cho từng đơn hàng, có cả keo, phụ kiện, tiền công đánh bóng, chứ không chỉ mỗi tiền tấm gỗ.
Quy trình kiểm tra chất lượng của tôi đã bỏ sót điều quan trọng nhất
Sau lần giao hàng hỏng, tôi ngồi lại xem xét toàn bộ quy trình QC của xưởng. Hóa ra, cách tôi kiểm tra hàng chỉ dừng lại ở việc đo kích thước tổng thể bằng thước kẹp, mà bỏ qua việc kiểm tra độ phẳng của bề mặt sau công đoạn ép laminate. Tôi từng nghĩ chỉ cần nhìn bằng mắt là đủ. Nhưng mắt thường khó nhận ra độ vênh 2mm trên bề mặt rộng 1m2. Số liệu ghi chép lại trong 3 tháng liền có tới 12 lô hàng phải sửa lại vì lỗi tương tự. Mỗi lô bị sửa mất thêm 15-20 ngày công mà tôi không tính vào giá thành. Và cái gốc của vấn đề nằm ở độ ẩm của gỗ. Tôi quên không để gỗ ổn định trong xưởng 48 giờ trước khi gia công. Ván mới nhập kho còn nóng ẩm, đem ép laminate ngay thì khi gặp không khí khô nó co không đều và gây cong vênh. Bây giờ, quy tắc của tôi rất đơn giản: gỗ phải nằm trong xưởng ít nhất 2 ngày trước khi xử lý bề mặt. Nghe thì mất thời gian, nhưng nó giảm được gần 80% lỗi vênh trong mọi đơn hàng về sau.
Cách tôi xử lý khi khách trả hàng và xoay chuyển tình thế
Khi khách thông báo trả hàng, tim tôi đập nhanh nhưng tôi giữ bình tĩnh. thi công nội thất chung cư chủ động liên hệ khách và đề nghị gặp trực tiếp để trao đổi thẳng. Trong 3 ngày đàm phán rất căng thẳng. Khách muốn tôi chịu toàn bộ chi phí làm lại. Cuối cùng tôi đồng ý chịu 70% toàn bộ chi phí làm lại, và đổi lại họ tiếp tục đặt hàng lâu dài ở các văn phòng mới. Nói thật, tôi có thể đã phá sản nếu không xoay xở kịp. Nhưng điều quan trọng hơn là bài học làm mẫu trước khi sản xuất trước khi chạy đại trà. Tôi áp dụng ngay cách làm này: với các hợp đồng lớn hơn 50 sản phẩm, tôi bắt buộc làm một sản phẩm mẫu trước khi khách chốt. Có vị khách từng thắc mắc làm mẫu có tốn thời gian không. Tôi chỉ cười, vì một khoản đầu tư nhỏ rẻ hơn gấp nhiều lần so với khi bắt buộc sản xuất lại toàn bộ.
Giờ mỗi đơn hàng tôi đều làm một bước mà trước đây thấy thừa
Còn bây giờ, mọi đơn hàng tôi ký đều thêm một công đoạn mà cách đây một năm tôi thấy vô ích. Đó là sản xuất thử một sản phẩm mẫu đúng theo mùa khí hậu lúc bấy giờ và đặt ngoài trời 72 giờ trước khi đưa vào dây chuyền. Vào mùa mưa, không khí ẩm, gỗ dễ hút nước khiến lớp phủ bong; mùa nắng, gỗ lại co tạo vết nứt ở mạch keo. Nhờ một sản phẩm mẫu phơi nắng đủ 3 ngày tôi phát hiện ngay vấn đề sẽ xảy ra trước khi tốn tiền sản xuất cả loạt. Tiền đầu tư cho bước này chưa đến 2% tổng giá trị hợp đồng, nhưng nó giúp tôi giảm 80% rủi ro bị trả hàng. Tôi thấy nhiều anh em làm xưởng vẫn lao đầu chạy doanh thu và xem nhẹ những bước nhỏ như thế này. Họ bảo làm mẫu mất thời gian, nhưng tôi đã trả giá gần nửa tỷ để hiểu điều đó. Lời khuyên của tôi là, trước khi ký một đơn hàng giá trị cao, hãy rà soát kỹ từng con số và đừng tiếc 2% chi phí làm mẫu. Nếu bạn đã từng bị trả hàng vì lỗi nhỏ, hãy chia sẻ? Tôi rất muốn nghe cách bạn xử lý.