Tháng 3 năm 2019, tôi ký được một chùm đơn bàn ghế phòng khách từ các shop nội thất nhỏ lẻ. Đơn nào tôi cũng chốt thấp hơn giá thị trường 15% với cam kết giao hàng sau 20 ngày. Rồi tôi ngồi đếm tiền cọc rồi khăn gói ra vựa gỗ đặt keo và gỗ sồi. Ba tuần sau đó, toàn bộ 27 bộ đã hoàn thiện xếp chồng trong xưởng nhưng không một bộ nào dám giao. thi công nội thất biệt thự bị rỗ khí li ti khắp mặt bàn làm tôi trằn trọc cả tuần liền, không phải vì tiền, mà vì biết rõ lỗi nằm ở khâu sấy gỗ do tôi giảm bớt thời gian để giao hàng đúng hẹn. Thời điểm đó, tôi đâu ngờ rằng vụ này sẽ thay đổi cách tôi vận hành xưởng trong suốt nhiều năm.
Cách tôi nhận đơn giá rẻ mà quên mất bài toán chi phí ẩn
Nói thẳng ra, hồi đó tôi chỉ biết nhìn vào bảng giá gỗ thô và lương thợ, còn các chi phí khác tôi không thèm tính. Lấy ví dụ đơn 20 bộ, tiền gỗ thô rẻ hơn 30 triệu nhưng chi phí sấy đội lên gấp rưỡi vì phải chạy bù, và nhân công phải làm tăng ca liên tục. Tôi ngây thơ nghĩ lãi 15% cho từng bộ, vậy mà khi bóc tách chi phí con số lỗ dự kiến nếu giao toàn bộ là 180 triệu, chưa tính tiền làm lại từng bộ một. Điều trớ trêu là, tôi vốn là kỹ sư cơ khí, vậy mà lại quên mất quy luật chi phí trong sản xuất – muốn tiết kiệm một chỗ thì ắt có khoản tăng lên. thi công nội thất biệt thự là bài học số một sau cú ngã này.
Lỗi bọt khí trên mặt sơn mà tôi mất 3 tuần mới tìm ra nguyên nhân
Cái lỗi nhìn thì dễ, bề mặt sơn nổi những chấm nhỏ như đầu kim, giống hệt mụn trứng cá trên gỗ. Tôi thử đủ cách: thay sơn, thay súng phun, thay thợ. Chả có gì thay đổi. Chỉ đến lúc tôi soi từng công đoạn, tôi chợt nhận ra bởi vì độ ẩm gỗ lên tới 16% trong khi tiêu chuẩn là 10-12%. Tôi đã rút thời gian sấy từ 7 ngày còn 3 ngày vì muốn giao cho sớm. Khi gỗ còn ẩm, nước bên trong thoát hơi khi sơn tạo thành bọt khí bị kẹt lại trên bề mặt. Tôi mua máy đo độ ẩm chỉ 2 triệu đồng, đo từng tấm gỗ trước khi đưa vào sản xuất – chi phí nhỏ mà cứu cả xưởng. Bây giờ tấm gỗ nào cũng phải đo, tôi đều soi độ ẩm và chép vào sổ theo dõi để không bao giờ tái phạm.
Quyết định huỷ 27 hợp đồng và cách tôi nói với khách để giữ được 18 shop quay lại sau đó
Sau ba tuần vật lộn, tôi phải đối diện với chính mình: giao hàng và mặc kệ khách phàn nàn hay dừng lại và nhận lỗi và chịu mất tiền. Tôi chọn nhận sai. Tôi tự mình gọi cho từng khách hàng, thú nhận lỗi kỹ thuật, đề nghị trả lại toàn bộ tiền cọc và đền bù thêm 10% giá trị đơn. Một cuộc gọi tôi không thể quên, với một bà chủ shop tại Đồng Nai, bà vốn chẳng dễ chịu gì. Bà mắng tôi một hồi, bảo tôi là đồ lừa đảo, nhưng khi tôi xin gửi hình chụp lỗi và bảng đo độ ẩm, bà yên lặng một lúc lâu rồi chuyển sang đặt lại đơn sau 5 tháng. Tôi thiệt hại 120 triệu tiền cọc cộng thêm vài chục triệu bồi thường, nhưng tôi nhận về bài học và chữ tín. 18 trong số 27 shop quay lại chỉ trong một năm, và họ gắn bó đến giờ. Điều tôi tâm đắc: khách không ngu nhưng họ nhớ rất lâu ai thành thật.
Bảng chi phí tôi lập sau vụ đó để không bao giờ nhận đơn giá rẻ khi chưa tính đủ 7 đầu mục chi phí
Từ cú ngã đó, tôi viết ra một bảng tính mới và quy định mọi hợp đồng đều tính đủ bảy khoản chi phí. Nguyên liệu là khoản thứ nhất – gỗ, keo, sơn và phụ kiện, tính cả hao hụt chứ không riêng giá mua. Thứ hai là chi phí sấy – điện, thời gian sấy, hao mòn máy. Tiếp theo là công thợ, phải tính cả tăng ca và bảo hiểm. Máy móc hao mòn là khoản bốn – dao phay, máy chà, súng phun. Kho bãi là thứ năm – mặt bằng, điện chiếu sáng, bảo quản. Quản lý xếp thứ sáu – lương của chính tôi, nhân viên, kế toán. Bảy là khoản rủi ro – tôi luôn chừa ra 5% tổng đơn để phòng các sự cố như lỗi sơn. Thử lấy mỗi bộ ghế giá 5 triệu, trước đây tôi nghĩ mình lời 15%, nhưng trừ hết các khoản chỉ còn 3%. Tôi chuyển sang công thức khác: lấy tổng chi phí thực nhân 1,4 và tôi không bao giờ giảm giá trừ khi tôi cắt được một khoản chi phí cụ thể. Nhờ bảng này giúp tôi trụ vững suốt bốn năm sau, không chỉ vì kiếm được tiền, mà vì tôi biết chính xác từng đồng đi đâu. Khi bạn khởi nghiệp với xưởng sản xuất nội thất, chớ bao giờ lặp lại sai lầm của tôi – hãy lập bảng chi phí trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào. Nhận ít đơn nhưng chắc ăn còn hơn nhận ầm ầm rồi phá sản. Bạn đã từng gặp vụ nào tương tự chưa? Tôi sẵn lòng nghe và chia sẻ thêm.